Il y a quelques jours sur LinkedIn, je vous interrogeait sur la ou les applications que vous utilisiez pour l’organisation de votre business. Que ce soit pour gérer le quotidien ou les projets clients, ces applications nous sont bien utiles dans notre quotidien d’entrepreneurs.
Je vous propose donc un top 5 des applications d’organisation pour votre business, leurs fonctionnalités, ainsi que leurs avantages et leurs défauts.
Et vous, quelle(s) appli(s) utilisiez-vous ?
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Trello, l’appli phare et incontournable
Trello, c’est l’application qui est le plus revenue dans mon sondage LinkedIn. En effet, elle dispose d’une grande notoriété et son interface est ludique et simple d’utilisation.
On peut l’utiliser pour tout : gestion de projet, idées de posts sur les réseaux sociaux, tâches à effectuer… Basé sur la méthode Kanban avec des tableaux, Trello permet de s’organiser avec différentes cartes (tâches) et tableaux (projets à faire, en cours, faits – par exemple).
Avantages : Trello est très utile pour faire de la gestion de projets à plusieurs ou seul. C’est un outil très visuel (tableaux) et simple d’utilisation. La version gratuite offre les fonctionnalités de base mais c’est suffisant pour des projets de petite/moyenne taille.
Inconvénients : la vue unique Kanban peut être un peu compliquée à gérer si le projet est long ou qu’il y a beaucoup de tâches (d’autres vues sont disponibles dans les versions payantes). La version gratuite limite le nombre de tableaux (10) et les fonctionnalités.
Mon avis : Je ne suis pas fan de la visualisation Kanban, j’ai toujours préféré les visualisations sous forme de calendrier, donc j’ai assez vite délaissé Trello, même si c’est un outil pratique, notamment pour les idées de posts sur les réseaux sociaux pour moi.
Notion, la petite nouvelle
Notion, c’est l’application dont tout le monde parle en ce moment (avec Club House). Beaucoup d’entrepreneuses que je suis ont « basculé » chez Notion, alors qu’elles utilisaient plusieurs applications pour gérer leur quotidien. La promesse : une application tout-en-un pour s’organiser.
Et c’est vrai que ça donne envie. 3 gros blocs sont proposés :
– Les Wikis, permettant de rédiger des pages un peu comme des FAQ, pouvant répondre aux questions des nouveaux collaborateurs et de le mettre en espace partagé pour que ceux-ci soient accessibles à tous.
– Gestion de projet, avec une visualisation tableaux Kanban, listes ou calendrier.
– Notes, pour tout centraliser dans un seul outil.
Avantages : comme dit plus haut, tout est centralisé dans une seule application d’organisation ! Sur leur site, 6 applications d’organisation business sont citées et peuvent être remplacées par Notion. L’organisation et la création de pages est très visuelle, facile d’utilisation. Tout est personnalisable et il y a de nombreux templates.
Inconvénients : L’application est pour le moment disponible uniquement en anglais, ça peut donc en freiner certains. Vu que tout est personnalisable, ça peut vite devenir intimidant et on se demande par quoi commencer.
Mon avis : J’avoue que cette application a éveillé ma curiosité avec cette promesse de tout-en-un. J’ai commencé une formation dédiée pour optimiser ma prise en main et mon organisation sur cette application, je vous en ferai un retour après quelques mois d’utilisation !
Asana/Monday/Toggl Plan, les Gantt Project en plus jolis
Oui bon, ok, ça va fait plus qu’un top 5 mais ces applications sont assez similaires, donc je les compte comme une seule. On connait tous ce bon vieux Gantt pour faire de la gestion de projet. L’ennui, c’est que l’interface est, disons le franchement, très moche.
Asana et ses petits copains proposent donc des alternatives plus agréables visuellement et proposent d’autres fonctionnalités. Outre la gestion de projets, Asana propose également la gestion de tâches, afin d’améliorer la productivité quotidienne.
Avantages : des visualisations différentes (Gantt, calendrier, liste des tâches et tableaux Kanban, pour attirer les utilisateurs de Trello), qui se complètent et facilitent l’organisation. Comme les autres, la prise en main est facile et ludique.
Inconvénients : version gratuite limitée en termes de fonctionnalités. Beaucoup de fonctionnalités en version pretium, certaines se ressemblent énormément, pas facile de les différencier.
Mon avis : J’avais testé Asana en version gratuite et j’ai trouvé les fonctionnalités assez limitées (en version gratuite).
J’ai donc changé pour Toggl Plan qui avait plus de fonctionnalités dans sa version gratuite. Mais ayant plusieurs applications d’organisation, je n’ai pas été très assidue (pas bien !) et donc laissé tomber. On va voir si Notion me fait changer d’avis.
Todoist, pour gérer votre quotidien
La team #todolist va être ravie. Qui n’a jamais été tellement satisfait de rayer (ou cocher) toutes les actions de sa To Do ? C’est ce que vous propose Todoist en version digitale.
Todoist propose également une visualisation tableaux Kanban, pour l’organisation de projets.
Avantages : Cette application peut être utilisée pour organiser son business mais également sa vie quotidienne, ce qui diffère un peu des autres applications (à part peut-être Notion). L’application est complémentaire à d’autres apps d’organisation.
Inconvénients : Beaucoup de fonctionnalités qui peuvent demander du temps pour les prendre en main.
Mon avis : Trop d’outils tue les outils. Pour moi, même si l’application a l’air vraiment intéressante, je préfère réduire mon nombre d’applications d’organisation car sinon on ne fait plus que ça 😅. Le temps en freelance est déjà précieux, donc j’évite de me surcharger avec une multitude d’outils. Cependant, je pense que cette appli peut-être utile aux fans de to do lists !
Agenda et planificateur papier, pour les irréductibles
Non, ce ne sont pas des applis, mais on est quand même bien contents de les avoir à portée de main 😉. Pour les irréductibles de la team papier, rien ne vaut les agendas ou planificateurs.
J’avoue que j’adore les cahiers (ma grande passion) et que j’ai également un planificateur papier chez moi.
Avantages : ne nécessite pas de connexion internet ni d’avoir de batterie sur son ordinateur/smartphone. Ça maintient aussi une habitude d’écriture qu’il est bon de garder 😉.
Inconvénients : le papier, c’est bien beau mais c’est assez encombrant. Un peu plus compliqué d’emporter tout ça en voyage qu’une application sur son portable. Il faut aussi réussir à retrouver les informations que l’on cherche si on a beaucoup d’outils papier !
Mon avis : L’utilisation d’outils d’organisation papier est un petit bonus pour moi. Quand je déconnecte le dimanche soir, un rapide coup d’oeil sur mon planificateur papier pour avoir une vue d’ensemble sur la semaine à venir, sans forcément devoir consulter mes applications digitales.
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