Notion, outil pour s’organiser sereinement quand on est entrepreneur

Je vous en ai parlé il y a quelques mois maintenant, j’ai changé d’outil pour l’organisation de mon quotidien pro et perso. Je vous fait mon retour sur Notion après quelques mois d’utilisation, un outil génial pour s’organiser dans son quotidien de freelance et d’entrepreneur.e.

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Notion, c’est quoi ?

Notion, c’est un outil tout en un d’organisation pour faire simple. Le but de cette application, c’est de remplacer plusieurs outils comme :

• Outils d’organisation et de gestion de projet (Trello, Asana…)
• Outils de prise de notes (Evernote, Google Doc ou encore Notes)
• « Wiki » ou bases de données (Confluence par exemple)

L’application peut s’adapter à tous. Que vous utilisiez Notion pour organiser votre vie professionnelle en tant qu’entrepreneur.e, start-up, entreprise ou que vous vous en serviez uniquement pour votre vie personnelle, une fois l’outil pris en main, il y a de fortes chances que vous l’adoptiez définitivement.

En plus, l’application reste très abordable (il y a un plan gratuit, qui offre déjà beaucoup de fonctionnalités), allant de 4 à 8$/mois. L’offre entreprise est sur demande. Personnellement, un plan Gratuit me suffit pour le moment.

Toutes mes applications d’organisation regroupées

Il y a encore quelques mois, j’utilisais environ 2 à 3 applications d’organisation différentes pour gérer mon business. J’ai d’ailleurs fait un article à ce sujet, où je vous parlais déjà de Notion. Le gros plus et la promesse de Notion ? Regrouper TOUTE votre organisation au même endroit. Notion offre donc une belle promesse quand on est entrepreneur.e et qu’on doit organiser et optimiser son temps.

Et c’est vrai. Depuis la fin de ma formation et la prise en main de mon espace de travail dessus, j’ai délaissé Notes, Toggl Plan et même mes cahiers (pourtant j’adore les cahiers). J’utilise encore mon calendrier Apple car je le trouve plus simple pour caler mes rdv maiiiiis il n’est pas exclu que je fasse également basculer ça dans Notion dans les prochains mois, si je trouve un template qui me convient.

Pour quoi je l’utilise ?

J’utilise Notion pour ma vie pro et ma vie perso.
Côté pro, je l’utilise bien évidemment pour organiser mon quotidien de freelance.

J’ai divisé mon espace de travail en plusieurs parties.

• Une partie stratégie, avec mes objectifs sur l’année, mais aussi trimestriels et mensuels, mes nouvelles idées et projets, les formations en cours, terminées et à faire.
• Un espace base de données communication avec mes idées de posts et d’articles, ainsi que mon ancien calendrier éditorial (sur Excel) afin de garder une trace.
• Une partie dédiée à mes clients, avec les missions en cours, le suivi de projets de chaque mission, facturation… accessible à mes clients si ils le souhaitent.
• Enfin, une partie Tableaux de bord pour une utilisation quotidienne avec mon calendrier éditorial, mon administratif et les projets en cours. J’ai également défini des rappels pour mes factures récurrentes par exemple.

Enfin, j’ai effectué un lien vers la base de données Objectifs trimestriels pour pouvoir garder un oeil dessus à tout moment. L’avantage, c’est que vous pouvez ré-organiser votre espace comme vous le souhaitez. J’utilise également ce mode de fonctionnement pour mon blog voyage, sur le même modèle.

Côté perso, j’utilise Notion pour centraliser mes recettes de cuisine par exemple, ou encore pour faciliter ma recherche d’appartement ! Ça centralise tout et c’est ça le principal avantage pour moi. C’est aussi très facile de donner accès à une page, partageant le lien de celle-ci. Même les non-utilisateurs de Notion pourront y avoir accès et c’est, là aussi, un gros plus.

Avantages et inconvénients

Difficile de trouver des inconvénients à Notion mais j’en vois cependant deux principaux :

• Vous êtes tout seul. Si vous souhaitez être guidé par un outil, Notion n’est peut-être pas la bonne application. En effet, on débarque sur une page blanche. Il faut aimer partir de zéro et construire, personnaliser son espace de travail. Des templates existent cependant si on manque d’inspiration.
• Chronophage si on veut tout personnaliser tout de suite. On peut passer des heures (vraiment) à peaufiner son espace de travail. Il faut accepter que ça sera toujours plus ou moins en construction et que ça ne sera pas parfait dès le début, surtout si vous permutez d’un/plusieurs outils à Notion (comme moi). Vous ne pourrez pas tout remplir d’un coup ! Et c’est encore loin d’être terminé pour moi, mais je le vis plutôt bien 😉.
• Pas de traduction disponible. L’interface est en anglais et pas de traduction possible pour le moment, ça peut donc freiner quelques personnes également.

Concernant les avantages, forcément, j’ai un peu plus d’arguments :

• Avoir touuuuuute son organisation centralisée. Je me répète mais c’est vraiment la vie. Ça me fait gagner énormément de temps au quotidien et ça facilite aussi la gestion de projet avec mes clients.
• Pouvoir personnaliser à fond son espace de travail. Même si ça prend beaucoup beaucoup de temps, j’adore personnaliser mes différents espaces Notion. C’est vraiment agréable d’ouvrir son ordinateur le matin et d’arriver sur une page au design et à l’interface conçue par vous et pour vous.
• Avoir 100000000 possibilités. Vous pouvez à peu près tout faire sur Notion : intégrer des PDF ou vidéos, des Google Docs. Vous pouvez créer des bases de données avec plusieurs « vues » (une vue en tableaux Kanban par exemple, puis une vue tableur ou galerie – avec des photos – en plus et voir laquelle fonctionne le mieux pour vous, comme sur les photos ci-dessous). Mais également créer des pages qui mêlent textes, documents insérés, bases de données, to-do lists… Les possibilités sont quasi infinies quand on dispose d’un compte payant. Rassurez-vous, les comptes gratuits ont déjà beaucoup d’options mais sont par exemple limités en termes de poids de fichiers embarqués.
  D’ailleurs, Google Drive vient de copier cette technologie de « blocs » dans une même page.

Je pense que vous l’aurez compris, je suis conquise par Notion. Je vous avoue que maintenant, vu le temps passé à construire mes espaces et au gain de temps que ça me procure (et un sentiment de satisfaction aussi ahah), je ne changerai d’outil pour rien au monde.
J’ai réussi à maitriser Notion grâce à la formation Structurer son cerveau avec Notion, de Julia de I don’t think, I feel et je ne peux que vous la recommander si vous souhaitez vous former à cet outil, pour utiliser son plein potentiel.

Et vous entrepreneur.e.s, freelance et entreprises, êtes-vous Notion addict ou vous préférez vous organiser avec un (ou plusieurs) autres outils ?

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